ANTRAG Handlungsauftrag Zeitmanagement – Aufgabe gelöst!

UPDATE 15.05.2023:
Wir haben den Antrag zurückgezogen – Der grandiose Grund: die Verwaltung folgt unseren Ideen auch ohne einen Beschluss im Stadtrat. Wir sind begeistert von dieser gelungenen Zusammenarbeit!

Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin Arndt,

die Fraktion Bürger für Zwickau zieht den Antrag AN/005/2023 „Handlungsauftrag Zeitplanung“ zurück.
Somit entfällt die Vorberatung im Haupt- und Verwaltungsausschuss am 16.05.2023 und die Entscheidung im Stadtrat am 29.06.2023.

In konstruktiven Gesprächen mit Mitarbeitern der Verwaltung wurde erreicht, dass unser Anliegen gemäß AN/005/2023 ohne Beschluss des Stadtrates auf den Weg gebracht werden kann. Der Leiter des Personal- und Hauptamtes hat in Abstimmung mit dem Stadtratsbüro einen Vorschlag zur Umsetzung unterbreitet.

Seitens der Verwaltung wurde zugesagt, dass die Umsetzung während der Sommerpause vorbereitet wird.
Ab Oktober 2023 soll die Zeitplanung mit Sachstand als Beschlusskontrolle für Beschlüsse des Stadtrates im System für die Stadträte als Begleitblatt einsehbar sein.

Ein besonderes Anliegen unserer Fraktion war auch die Kontrolle über die Abarbeitung der Fraktionsanträge. Für dieses Anliegen ist uns vom Stadtratsbüro ein praktikabler Vorschlag unterbreitet worden.

Somit wurde unserem Anliegen seitens der Verwaltung schnell und unkompliziert abgeholfen und eine Entscheidung des Stadtrates zur Beauftragung ist somit nicht mehr erforderlich.

Freundliche Grüße.
Christopher Kühn
Fraktionsvorsitzender

 

Update: nach Haupt- und Verwaltungsausschuss: Zweite Lesung am 16.05.2023!

Bisher sind in den Beschlussvorlagen die Zeitangaben eher vage formuliert: Beispiele sind: „im 4. Quartal“ / „zweites Halbjahr“ / „als Nächstes“ / „Mitte November“ / „Ende des Monats“ / „bis Ende 2022“ „im Dezember oder Januar wird mit der Ausschreibung zu rechnen sein“ oder „zeitnah zu einer erfolgreichen Umsetzung zu führen“. Abgesehen von den Hauptverantwortlichen ist dem Stadtrat meist unbekannt, welche weiteren Mitarbeiter an der Umsetzung der Beschlüsse beteiligt sind. Wir erfahren gelegentlich erst im Fachausschuss, wer die tatsächlichen Arbeiten ausführt. Letztes Beispiel: Die Vorstellung des Arbeitsstandes der Komplexmaßnahme durch einen Mitarbeiter der SB Verkehrs–u. Straßenplanung, den wir datenschutzrechtlichen Gründen nicht namentlich nennen dürfen. Gemäß Sächsischer Gemeindeordnung und der Hauptsatzung der Stadt Zwickau ist es die originäre Aufgabe des Stadtrates, die Umsetzung seiner Beschlüsse zu kontrollieren. Um eine transparente Kontrolle, analog zum Sächsischen Transparenzgesetz zu gewährleisten, müssen dem Stadtrat entsprechende Informationen bereits frühestmöglich zur Verfügung gestellt werden. Erreicht werden soll damit ein verbessertes Controlling. Ebenso erhöht sich damit die Transparenz.

Die Praxis zeigt außerdem, dass es dadurch schon zu Zeitverzügen bei der Abarbeitung von Beschlüssen und in Projekten gekommen ist. Der Faktor Zeit ist bei den Vorhaben immer mit Faktor Geld verbunden. Transparenz–und Kommunikationsdefizite führen letztlich zu nervigen Sachstandsanfragen, welche sowohl den Stadtrat, als auch die Verwaltung schon unnötige Zeit gekostet haben. Der Antrag zielt darauf ab, die Zusammenarbeit auf eine konstruktivere Ebene zu heben.Die Vorteile liegen auf der Hand:
1. – die Verbindlichkeit der Aufgabenstellung wird im Prozess sichergestellt
2. – ermöglicht eine einfache interne Sachstandskontrolle
3. – verkürzt den Aufwand bei möglichen Sachstandsanfragen
4. – erleichtert die Arbeit des Stadtrates und der Verwaltung
5. – verbessert Transparenz und Kommunikation
6. – Vorhaben sind für alle Beteiligten mess– und vergleichbar

Aus diesem Grund beaufragen wir mit unserem Antrag Handlungsauftrag Zeitmanagement die Verwaltung künftig bei Beschlussvorlagen mit zeitlichen Einordnungen und bei Vergaben, eine verbindliche detaillierte Termin– und Ablaufplanung, welche auch die verantwortlichen Personen enthält, in die Beschlussvorlagen einzuarbeiten.

Ein Beispielansatz:

Projekt – Schönstraße
Teilaufgabe 1 bis 15.01.2023 – Frau Muster
Teilaufgabe 2 bis 23.06.2023 – Herr Muster
Fertigstellung bis 29.09.2023
Controlling – Herr Verantwortlich